MichaelMueller 8. März Hallo zusammen, benutzt ihr irgendwelche Systeme oder Software für die Aufbewahrung von (Depot-) Dokumente und Belege? Falls ja wie sind bisher die Erfahrungen? Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
dw_ 8. März Bei mir kommt alles in eine Ordnerstruktur: Bank/<Name>/<Jahr>/ fertig. Da kann es dann rumgammeln und kommt ins Backup. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
voxk 8. März Ich habe ein paar Mal gelesen, dass die Jungs mit Ordnerstrukturen nicht mehr klarkommen. Hat mich gewundert, scheint aber ein echtes Problem zu sein: File not found. Zufälligerweise habe ich heute meine Ordnerstruktur geändert und die Dokumente in zwei Strukturen aufgeteilt: Bank -> Dokumente, die nicht steuerrelevant sind. Steuer -> Jahr -> Bank/Depot -> Dokumente, die steuerrelevant sind. Alle Dokumente beginnen mit einer Zahl, die auf den Monat hindeutet. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
slowandsteady 8. März · bearbeitet 8. März von slowandsteady Ich habe alles in einer flachen Struktur. Dokumente beginnen mit immer mit Datum und IN (=per Post bekommen) oder OUT (=von mir versendete Dokumente). Zitat 2024-01-01_IN_comdirect_Kapitalertraege_Steuer_<Vorname>.pdf 2024-02-02_IN_comdirect_Kontoauszug_<Vorname Frau>.pdf 2024-02-03_OUT_Stadtwerke_Kuendigung_Strom.pdf 2024-03-08_IN_ACME_INC_Lohnabrechnung_<Vorname>.pdf 2024-04-02_IN_Geburtstagseinladung_Hans_Mueller.pdf Steuerlich relevantes hat einfach "Steuer" im Namen, dann findet man es auch. Meine Dokumente haben meinen Vornamen drin, Dokumente der Frau ihren Vornamen usw. So sind die Dokumentennamen zwar sehr lange, aber man kann es einfach schnell suchen und hat alles chronologisch (zu 99% brauche ich ja Dokumente aus den letzten paar Monaten und nicht die 5 Jahre alten). Habe die flache Struktur eingefuehrt, weil mich das "Durch Ordner Klicken" irgendwann genervt hat. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
oktavian 8. März vor 3 Stunden von MichaelMueller: benutzt ihr irgendwelche Systeme oder Software für die Aufbewahrung von (Depot-) Dokumente und Belege? Windows auf ssd und backup auf großen SATA-HDDs intern und extern. Bisher brauchte ich das aber fast nie. Meist reicht die Postbox der Bank. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März Klingt alles nach manuellen Aufwand. Verwendet jemand auch ein richtiges DMS? Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
user0089 9. März Mein DMS: SharePoint Online Letztlich aber Volltextsuche, Ordner und ein paar Metadaten. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
Rick_q 9. März Reicht denn dafür nicht einfach Postbox der Broker ? Wichtige Dokumente einfach ins Archiv verschieben. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
odensee 9. März vor 21 Minuten von Rick_q: Reicht denn dafür nicht einfach Postbox der Broker ? Wichtige Dokumente einfach ins Archiv verschieben. Und dann wechselt man nach Jahren mal den Broker und muss hunderte Dokumente herunterladen und sortieren... (nur ein Grund, warum das nicht so schlau ist) Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
Rotenstein 9. März vor 37 Minuten von Rick_q: Reicht denn dafür nicht einfach Postbox der Broker ? Wichtige Dokumente einfach ins Archiv verschieben. Und wie lange bewahrt die Bank für dich die Dokumente im Archiv auf? Als Beispiel wird bei der ING alles, was älter als vier Jahre ist, gelöscht. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
Rick_q 9. März vor 16 Minuten von Rotenstein: Und wie lange bewahrt die Bank für dich die Dokumente im Archiv auf? Als Beispiel wird bei der ING alles, was älter als vier Jahre ist, gelöscht. Welche Gründe gibt es diese länger aufzubewahren? Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
hquw 9. März · bearbeitet 9. März von hquw vor 11 Stunden von slowandsteady: Ich habe alles in einer flachen Struktur. Meine Struktur ist minimal weniger flach. Für wiederkehrende Dokumente wie Abrechnungen oder Kontoauszüge erstelle ich einfach einen Ordner je Bank wie "Abrechnungen-Depot" oder "Kontoauszuege-Giro". Da kommen dann einfach die Dokumente rein ohne einen besonderen Namen, sondern nach dem Muster <jahr>-<monat>-<index>.pdf. Der "index" hat einfach nur den Sinn, dass die Dateinamen nicht kollidieren und wird je Dokument und Monat von 1 angefangen inkrementiert (ohne vorangestellte 0 bei einstelligen Ziffern, die Monatsangaben haben aber eine vorangestellte 0). Ein Verzeichnis für Abrechnungen einer Bank könnte daher so aussehen: 2024-01-1.pdf 2024-01-2.pdf 2024-01-3.pdf 2024-01-4.pdf 2024-02-1.pdf 2024-02-2.pdf 2024-03-1.pdf Wenn es zu viel wird, erstelle ich einfach auch noch einen Ordner je Jahr also z.B. <bank>/Abrechnungen-Depot/<jahr> und da werden die entsprechenden Dokumente dann einmal reingeschoben. Für Dokumente, die nicht so häufig auftreten, mache ich ein eigenes Verzeichnis und da wird dann einfach alles gespeichert, aber auch mit Jahr und Monat im Namen + einem kurzen Stichwort, z.B. <jahr>-<monat>-<stichwort>.pdf. Es ist nicht perfekt, aber durch das Jahr und den Monat im Namen kann ich immer alle Dokumente im jeweiligen Ordner chronologisch sortieren und weitere Unterordner je Jahr zu erstellen und Dokumente zu verschieben ist dadurch trivial. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März Bei mir werden sämtliche Postbox(en) direkt automatisch auf mein Rechner geladen. Aber ich bin zu faul das alles manuell umbenennen zu müssen oder einzusortieren. Darum suche ich eher nach was automatischen, die Metadaten sind ja alles schon vorhanden. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
hquw 9. März vor 2 Minuten von MichaelMueller: Bei mir werden sämtliche Postbox(en) direkt automatisch auf mein Rechner geladen. Aber ich bin zu faul das alles manuell umbenennen zu müssen oder einzusortieren. Darum suche ich eher nach was automatischen, die Metadaten sind ja alles schon vorhanden. Das könnte funktionieren, wenn man die Struktur der PDFs parst. Aber das wird nicht immer zuverlässig gehen, wenn die geändert wird. Also unmöglich ist es nicht, aber schwierig. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März Ich habe zum Beispiel sowas wie paperless entdeckt, da könnte man Tags und Domumententypen automatisch vergeben und ist ein OCR Scanner dabei also müsste wohl auch ein Inhalt gehen. Kennt das jemand und hat Erfahrung? vor 19 Minuten von Rick_q: Welche Gründe gibt es diese länger aufzubewahren? Wenn man mal was nachweisen muss, schadet es bestimmt nicht. Oder schmeisst du deine restlichen Dokumente auch nach 4 Jahren weg? Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
Rotenstein 9. März vor 29 Minuten von Rick_q: Welche Gründe gibt es diese länger aufzubewahren? In den meisten Fällen werden vier Jahre Aufbewahrungszeit genug sein. Allerdings gibt es Faktoren, die für eine längere Aufbewahrungszeit sprechen - etwa ein Depotwechsel, Umzüge ins Ausland, oder ein grosses Depot. Mir wäre es zu riskant, meine Investments nicht selbst 1:1 auch nach längerer Zeit nachvollziehen zu können und dokumentiert zu haben. Es kann ganz schnell passieren, dass relevante Daten, wie etwa die Kostenbasis, nicht mehr nachvollzogen werden können. Auch will ich gewappnet sein, um einen Verdacht auf Steuerhinterziehung oder Geldwäsche schnell ausräumen zu können, ohne zu sehr auf Dritte angewiesen zu sein. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
hquw 9. März vor 18 Minuten von MichaelMueller: Ich habe zum Beispiel sowas wie paperless entdeckt, da könnte man Tags und Domumententypen automatisch vergeben und ist ein OCR Scanner dabei also müsste wohl auch ein Inhalt gehen. Kennt das jemand und hat Erfahrung? Ich kenne es, habe es aber noch nie benutzt. OCR und DMS sind mir zu komplex. Da tippe ich lieber meine Jahres- und Monatszahlen ab und habe ein dateisystembasiertes System, das ich sehr leicht synchronisieren und backuppen kann. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März vor 1 Minute von hquw: dateisystembasiertes System Das versteh ich nicht. Die Dokumente sind doch weiterhin als Datei abgelegt und strukturiert. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
hquw 9. März Gerade eben von MichaelMueller: Das versteh ich nicht. Die Dokumente sind doch weiterhin als Datei abgelegt und strukturiert. Ja, man gibt aber die Kontrolle und Struktur an paperless ab. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März vor 4 Minuten von hquw: Ja, man gibt aber die Kontrolle und Struktur a paperless ab. Das stimmt habe noch nicht nachgeschaut ob man das beeinflussen kann. Darum die Frage nach den Erfahrungen, ob sich der Zeit invest lohnt :-) Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
odensee 9. März vor einer Stunde von Rick_q: Welche Gründe gibt es diese länger aufzubewahren? Man könnte z.B. auf die Idee kommen, irgendwann mal die korrekte Berücksichtigung der Vorabpauschale beim Verkauf von Fonds nachprüfen zu wollen. Du kannst dich aber auch einfach auf deine Bank verlassen. Ist deine Entscheidung. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März vor 40 Minuten von hquw: Ja, man gibt aber die Kontrolle und Struktur an paperless ab. Grad mal kurz geschaut ist immer Jahreszahl/Korrespondenten/Dokumente. Zumindest verständlich vor 4 Minuten von odensee: Man könnte z.B. auf die Idee kommen, irgendwann mal die korrekte Berücksichtigung der Vorabpauschale beim Verkauf von Fonds nachprüfen zu wollen. Du kannst dich aber auch einfach auf deine Bank verlassen +1 Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
Rebentao 9. März · bearbeitet 9. März von Rebentao vor 4 Stunden von Rick_q: Welche Gründe gibt es diese länger aufzubewahren? Ich hatte die Dokumente nie heruntergeladen von der Bank, weil sie für mich nicht wichtig waren. Plötzlich hörte ich von Portfolio Performance, und da geht das einlesen von PDF Dokumenten automatisch um das eigene Depot in PP nachzubauen. Daher lade ich die Dokumente jetzt auch runter. Wer weiss für was die mal gut sind. Die Bank sperrt mich und ich komme nur durch Zahlung von Sch...geld an die Dokumente und irgendwas zu beweisen usw. gegenüber gegenüber dem Finanzamt z.B. Das die ING die Dokumente nur so kurz aufhebt ist für mich unverständlich. Das kostet die Bank kaum was für die paar MB. Gut bei Millionen Kunden kostet es schon was, aber das sollte bei den Gebühren für die Bank drin sein. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
voxk 9. März Interessanterweise gelten die gleichen Argumente für alles selbst bewahren und nicht den Banken vertrauen auch für keine Nutzung von Dingen wie Paperless. Software wie Paperless kommt und geht immer. Außer ein bisschen Bequemlichkeit bring meiner Meinung nach nicht viel. Wer weiß, wie lange die Firma hält, ob sie verkauft wird usw. Sicher kann man Paperless nutzen, aber selbst aufbewahren ist immer notwendig. Und immer prüfen, ob solche Anbieter die Option haben umziehen zu können. Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
MichaelMueller 9. März vor 1 Minute von voxk: Sicher kann man Paperless nutzen, aber selbst aufbewahren ist immer notwendig. Und immer prüfen, ob solche Anbieter die Option haben umziehen zu können. Hast du dir paperless angeschaut? Ich verstehe deine Aussage nicht Diesen Beitrag teilen Link zum Beitrag
