Wie sammelt Ihr Eure Steuerbelege über das Jahr hinweg...?

[syndiziert]

Hi Leute,

ich bin beruflich öfters mal unterwegs (zur Zentrale - ich arbeite seit April aus dem Home Office heraus), wobei es bei mir so ist, dass mein Arbeitgeber mir diese Kosten nicht erstattet. 

 

Bisher sammelte ich natürlich sämtliche Quittungen, Belege etc. - hier haben sich jedoch etliche Ordner auf dem Computer angesammelt, sodass dies sehr zeitintensiv ist. Weiterhin habe ich immer alles brav in Excel eingetragen, damit ich dann im Folgejahr alles von dort aus übernehmen kann, wenn die Steuererklärung ansteht. Das ganze hat aber alles einen sehr hohen Aufwand, da ich nicht jedes mal, wenn ein Posten in der Zeit, in der ich unterwegs bin, anfällt direkt ins Excel eintragen kann (zum Beispiel, wenn ich mir gerade in der Mittagspause etwas zu essen hole oder morgens das Ticket für die Öffis..), sammle das meist und tragen alles am Wochenende ein.. Zeitfaktor ist hier natürlich wie gesagt enorm. 

 

Frage: gibt es "einfachere" Methoden oder Möglichkeiten, das ganze irgendwie zu automatisieren oder zumindest teilweise zu automatisieren. Vielleicht kennt jemand eine gute App oder Website, über die das funktionieren kann. 

 

Zweite Frage: wie macht Ihr das? Und wenn ihr das macht (ob für die eigene Nutzung oder zur Aufzeichnung von möglichen Reisekostenansprüchen an den Arbeitgeber), welche Informationen (sprich: Spalten) sammelt/befüllt ihr? Auch sowas wie Verpflegungsmehraufwand, wenn ihr in der Zentrale täglich zwischen Hotel und Büro mehr als 12 Stunden außer Haus wart?

[Walter White]

Ich kann nur auf Frage 2 antworten. Ich habe es mir vor etlichen Jahren abgewöhnt, alles akribisch aufzulisten. Meine (sehr einfach gestrickte) Steuererklärung ist in 15 Minuten erledigt mit WISO Software und Dateiübernahme vom Vorjahr. Auch wenn ich mehrere Arbeitsorte habe splitte ich diese nicht mehr auf, meine Reisekosten beschränken sich auf ein Start, ein Ziel, 230 Tage und x  Kilometer. Hätte ich Verpflegungsmehraufwand würde ich hier einfach splitten, z.B. 200 Tage und 30 Tage mit dem Verpflegungsmehaufwand. Das ganze geht dann immer Ende Februar ohne Quittungen/Belege und ohne Ausdruck online zum Finanzamt, und nach zwei bis drei Wochen kommt dann mein "14 Monatsgehalt".

So mache ich das, ich sammle eben für Reisekosten und ähnliches nichts mehr. Habe ich mal was außergewöhnliches wie Handwerkerleistungen und anderes, hefte ich das weg, und reiche diese nur nach, wenn danach verlangt wird. Dann, und nur dann, werde ich aktiv. Das ist aber die letzten rund 20 Jahre nicht mehr bei mir vorgekommen, das ich da mal was hin schicken muss. Vielleicht habe ich aber auch nur einen gütlichen Sachbearbeiter, keine Ahnung. Ist mir aber auch egal, wenn sie Dokumente verlangen, dann liefere ich natürlich.

[slowandsteady]

vor 22 Stunden von syndiziert:

Zweite Frage: wie macht Ihr das? Und wenn ihr das macht (ob für die eigene Nutzung oder zur Aufzeichnung von möglichen Reisekostenansprüchen an den Arbeitgeber), welche Informationen (sprich: Spalten) sammelt/befüllt ihr? Auch sowas wie Verpflegungsmehraufwand, wenn ihr in der Zentrale täglich zwischen Hotel und Büro mehr als 12 Stunden außer Haus wart?

Ich hatte in meinem alten Job 2016 insg. 26 Geschäftsreisen. Da war das aber kein Problem, denn ich musste ja sowieso Spesenabrechnungen machen (und bekam vom AG genau den "steuerfreien" Betrag bezahlt) . Diese Spesenabrechnungen habe ich dann einfach nochmal für mich mit rausgedruckt und bei der Steuererklärung musste ich dann einfach nur die 26 Seiten durchblättern und die Tage mit 8h und 24h zählen. Dann die Zahl der Tage übertragen in die Steuererklärung, und genau den gleichen Betrag als "vom Arbeitgeber erstattet" eintragen -> hat nur 5min gedauert, dafür aber auch nichts "zurückgebracht".

Hätte das Finanzamt jemals Belege gewollt, so hätte ich Ihnen einfach eine Kopie meiner Ausdrücke geschickt...

Die Reisekosten selbst (Hotel, Tankrechnungen) etc. hat mein Arbeitgeber gezahlt, und die waren daher für mich selbst irrelevant und ich habe sie auch nicht in der Steuererklärung aufgeführt.

[Necoro]

vor 12 Stunden von slowandsteady:

Dann die Zahl der Tage übertragen in die Steuererklärung, und genau den gleichen Betrag als "vom Arbeitgeber erstattet" eintragen -> hat nur 5min gedauert, dafür aber auch nichts "zurückgebracht".

Wozu hast du denn vom AG erstattete Dienstreisen bei der Steuer angegeben?

[slowandsteady]

vor 11 Stunden von Necoro:

Wozu hast du denn vom AG erstattete Dienstreisen bei der Steuer angegeben?

Die Verpflegungskosten-Mehraufwände wurden erstattet (damals 12 und 24/Tag). Ich habe die Zahl der Tage dann in die Steuererklärung übertragen, aber gleichzeitig angegeben, dass ich auch diese Mehraufwände erstattet bekommen habe. War also ein Nullsummen Spiel und vllt. auch überflüssig, Beschwerden vom Finanzamt gab es jedenfalls nicht. 

 

Bei OP ist es aber anders, weil er ja nichts erstattet bekommt - dann muss er es selbst sammeln und im Zweifelsfall entsprechend nachweisen können. Ich finde da die "Zettelwirtschaft" am besten, geht IMHO schneller als einscannen usw. und die Orginale muss man für den Fall der Fälle ja sowieso aufheben.

 

[Necoro]

@syndiziert: Je nachdem mit welchem Programm du deine Steuer machst, gibt es vom Hersteller auch bereits Unterstützung: Von SteuerTipps gibt es den Beleg-Manager, von WISO die SteuerBox mit ScanApp etc. Ich hab nie so wirklich verstanden, wozu man die braucht, aber du scheinst das Bilderbuch-Beispiel zu sein

[syndiziert]

Am 12.10.2021 um 12:16 von Necoro:

@syndiziert: Je nachdem mit welchem Programm du deine Steuer machst, gibt es vom Hersteller auch bereits Unterstützung: Von SteuerTipps gibt es den Beleg-Manager, von WISO die SteuerBox mit ScanApp etc. Ich hab nie so wirklich verstanden, wozu man die braucht, aber du scheinst das Bilderbuch-Beispiel zu sein

Bilderbuch-Beispiel... haha! Okay, gut. Ich nutze seit Jahren Smartsteuer - soweit ich weiss bieten die sowas nicht an, zumindest bin ich noch nie über so etwas gestolpert. Danke dennoch.

 

Werde dann wohl weiterhin alles in Excel tracken... und mich an den großen Summen orientieren (Hotel, Bahn, Taxi ggf.) und die kleineren Rechnungen bspw. mit dem ÖPNV, Fahrrad, Roller vom Hotel ins Büro oder umgekehrt vernachlässigen... obwohl da in der Woche auch um die 30 Euro zusammen kommen (Pie mal Daumen)..